Llegamos a mitad de 2021 con una palabra resonando en el mundo de la eficiencia empresarial: Minería de Procesos (o Process Mining). Si RPA e iniciativas digitales han acelerado la automatización de tareas, ahora la atención se centra en ¿qué automatizar y cómo optimizar procesos completos. Aquí es donde la minería de procesos emerge como la herramienta definitiva para entender y mejorar los procesos en profundidad. De hecho, analistas vaticinaban que el 80% de las empresas se focalizarían en Process Mining en 2021​, lo que subraya cuán rápidamente ha cobrado auge esta tecnología. En nuestro contexto latinoamericano, cada vez más organizaciones medianas empiezan a ver la minería de procesos como un aliado clave para la transformación digital basada en datos.

¿En qué consiste exactamente? La minería de procesos aplica técnicas de análisis de datos a los logs (registros) que dejan las aplicaciones corporativas para reconstruir el flujo real de las actividades. Cada vez que en tu ERP se registra un pedido, o en tu CRM se cierra un caso de servicio, se genera una huella digital. Estas herramientas capturan millones de esas huellas y las unen para mapear visualmente cómo fluyen los procesos de principio a fin: qué caminos siguen, cuánto demoran, dónde se desvían de lo esperado. Es casi como tener una “rayos X” de tus operaciones, revelando cuellos de botella, retrabajos, pasos innecesarios y variaciones que de otra forma permanecerían ocultos. A diferencia de los métodos tradicionales de consultoría (entrevistas, talleres) donde a veces existe una brecha entre el proceso “dibujado” y la realidad, la minería de procesos muestra lo que realmente ocurre, con datos duros para respaldarlo.

Este trimestre vemos un interés marcado en minería de procesos porque muchas empresas, tras implementar soluciones digitales iniciales, se preguntan “¿y ahora dónde obtenemos mayores mejoras?”. Por ejemplo, un banco mediano que automatizó con RPA la carga de datos entre sistemas ahora quiere optimizar el proceso completo de apertura de cuentas. Con minería de procesos, podría analizar cada instancia de apertura realizada en los últimos meses: detectar que quizás el mayor atraso ocurre en la etapa de validación de documentos, identificar cuántos casos requieren re-trabajo porque faltaba información, o cuántos clientes abandonan el proceso a mitad. Ese tipo de insights accionables permite luego enfocar la automatización o reingeniería exactamente donde generará más impacto. En lugar de suposiciones, las decisiones se basan en evidencia: “el 30% de las solicitudes tuvo un reenvío de documentación, demorando 2 días extra; automatizar recordatorios o mejorar el formulario inicial podría resolverlo”, por ejemplo.

Otra fuerza impulsora es la combinación de Process Mining con RPA e IA en estrategias de hiperautomatización. Los fabricantes de software lo han entendido bien: este año hemos visto adquisiciones y fusiones importantes, donde proveedores de RPA compran o integran capacidades de minería de procesos, y viceversa​. ¿La razón? Para lograr automatizaciones más inteligentes de forma continua. La minería de procesos puede actuar como “ojo evaluador” de la automatización: descubre procesos, aconseja qué tareas son candidatas a robotizar (incluso entrando al nivel de task mining, analizando las interacciones de usuario en su computadora​), y después monitorea el desempeño una vez implementados los bots o cambios, cerrando el ciclo de mejora continua. Es un enfoque sumamente potente: no se trata solo de automatizar por automatizar, sino de optimizar primero, automatizar después, y seguir midiendo para perfeccionar. Las empresas que adoptan esta dupla (minería + automatización) logran beneficios sostenibles, evitando simplemente mover ineficiencias de un lugar a otro.

Para las medianas empresas colombianas, la minería de procesos está volviéndose más accesible. Ya existen herramientas especializadas –algunas incluso con versiones community o módulos incorporados en suites de gestión– que pueden comenzar analizando procesos clave como order-to-cash (del pedido al cobro) o procure-to-pay (de la compra al pago). La implementación suele iniciar con un proyecto acotado de semanas: conectar la herramienta a las bases de datos de los sistemas transaccionales, configurar los eventos a rastrear (p. ej. creación de orden, entrega, factura, pago) y luego dejar que el motor analice y genere el modelo del proceso. El resultado típico es un dashboard visual donde se puede ver, por ejemplo, la ruta más frecuente que sigue un pedido, las variantes menos comunes pero problemáticas, tiempos promedio y excepciones. A partir de ahí, el equipo de procesos junto con TI puede profundizar en las causas raíz de las demoras o desvíos. Este conocimiento granular del proceso abre paso a mejoras de todo tipo: desde cambios simples en políticas(¿por qué tal aprobación demora tanto? ¿se puede nivelar la carga de trabajo del equipo?), hasta automatizaciones específicas (colocar un robot RPA para realizar la tarea X que siempre retrasa). En un entorno de negocio donde cada minuto cuenta y cada experiencia del cliente importa, conocer tu proceso al detalle es oro puro. La minería de procesos es la mina donde ese oro oculto en los datos puede ser desenterrado, y a mitad de 2021, cada vez más empresas están afilando sus picos digitales para hacerlo.