A pesar de todos los avances digitales, muchas empresas aún conviven en 2019 con archivadores llenos de documentos y procesos que en algún punto requieren imprimir, firmar o guardar papeles. La digitalización end-to-end (de punta a punta) busca erradicar esas islas de papel, creando procesos totalmente electrónicos de principio a fin. El sueño de la «oficina sin papel» está más cerca que nunca, gracias a tecnologías accesibles como las firmas digitales, los flujos de trabajo electrónicos y el almacenamiento seguro en la nube. Para una empresa mediana, digitalizar completamente sus trámites significa no solo ahorrar costos de impresión y espacio de archivo, sino sobre todo ganar agilidad y trazabilidad.

Tomemos como ejemplo el proceso de apertura de cuenta en una institución financiera mediana. Tradicionalmente, implicaba llenar formularios en papel, fotocopiar documentos de identidad, firmar contratos físicos y archivar expedientes. Con un enfoque digital end-to-end, el cliente puede ingresar sus datos en línea (o en una tableta en la sucursal), adjuntar versiones escaneadas o fotografiadas de sus documentos, y firmar digitalmente los contratos. Todo el expediente queda en formato electrónico, accesible al instante para diferentes áreas (cumplimiento, análisis de crédito, atención al cliente) sin necesidad de transportar carpetas. Además, el sistema de BPM puede controlar los permisos de acceso a esa información y llevar un registro de quién consulta o modifica cada elemento, aportando seguridad y auditabilidad.

La transformación hacia procesos 100% digitales conlleva algunos elementos clave. Uno es la gestión documentalrobusta: utilizar repositorios electrónicos donde se almacenen todos los archivos asociados a un proceso, con categorización y búsqueda fácil. Otro es la integración de firmas electrónicas o digitales de validez legal, para que contratos y aprobaciones tengan respaldo jurídico sin papel (afortunadamente, la legislación colombiana ya reconoce la validez de estos mecanismos, lo que impulsa su adopción). También es importante redefinir los formularios y puntos de entrada de datos para que sean electrónicos desde el inicio, evitando el error común de «imprimir para firmar y luego volver a escanear».

Los beneficios de un proceso totalmente digitalizado son evidentes en la operación diaria. Por ejemplo, ya no se extravían expedientes, ni se pierde tiempo enviando documentos físicos entre sucursales. Un empleado puede encontrar información en segundos con una búsqueda en lugar de revisar cajones. Los tiempos de ciclo se reducen drásticamente: lo que antes tomaba días esperando envíos o firmas ahora puede resolverse en minutos u horas. Hacia 2019, dar este paso se vuelve más una cuestión de voluntad y gestión del cambio que de tecnología, pues las herramientas están maduras y al alcance. Las empresas que logran una digitalización end-to-end obtienen una base sólida para la innovación futura, con datos fácilmente explotables y procesos listos para integrarse con las últimas tendencias de automatización.