En 2014, la omnipresencia de los teléfonos inteligentes y tabletas está cambiando la forma de trabajar. Las empresas medianas están descubriendo el valor de la movilidad en la gestión de procesos: poder iniciar, monitorear y aprobar flujos de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto significa que los gerentes ya no tienen que esperar a estar en la oficina para dar visto bueno a un pedido o que un técnico en campo puede reportar una incidencia en tiempo real desde su teléfono. Los proveedores de software BPM han respondido a esta tendencia ofreciendo aplicaciones móviles y diseños web adaptativos, de modo que las tareas y formularios de proceso se puedan realizar cómodamente en pantallas pequeñas.

Adoptar movilidad en BPM conlleva varios beneficios claros. Primero, acelera los ciclos de aprobación y respuesta: una solicitud de compra puede ser aprobada al instante por el director aunque esté de viaje, evitando retrasos en la operación. Segundo, mejora la productividad del personal en terreno; por ejemplo, un equipo de ventas puede actualizar el estado de una visita comercial en el acto, lo que activa inmediatamente los siguientes pasos del proceso (como el envío de una cotización). Además, la movilidad aumenta la transparencia, ya que en cualquier momento es posible consultar desde el teléfono el estado de un caso o los indicadores clave de proceso en dashboards móviles.

Para aprovechar la movilidad, las empresas medianas deben asegurarse de que sus procesos y sistemas estén preparados. En la práctica, esto implica elegir plataformas BPM que ofrezcan compatibilidad móvil o desarrollar aplicaciones a medida para las actividades críticas. También es importante considerar la seguridad móvil: definir políticas de acceso, autenticación segura y protección de datos en los dispositivos, especialmente si se maneja información sensible de la empresa. Muchas compañías adoptan esquemas BYOD (trae tu propio dispositivo), lo cual requiere gestionar qué dispositivos pueden conectarse a los procesos y cómo se controla la información corporativa en ellos.

La tendencia hacia la movilidad en BPM refleja un cambio cultural: el trabajo deja de ser un lugar y se convierte en una actividad que puede ocurrir donde sea que estemos. Para una empresa mediana, habilitar esta flexibilidad puede traducirse en decisiones más oportunas, mejor servicio al cliente (al resolver casos rápidamente) y empleados más satisfechos al contar con herramientas modernas. En 2014, gestionar procesos desde cualquier lugar dejó de ser una visión futurista y pasó a ser una expectativa básica para mantener el ritmo de los negocios.