A medida que las organizaciones acumulan datos de cada transacción y actividad en sus sistemas, surge una práctica innovadora para mejorar la gestión: la minería de procesos. En junio de 2017, esta disciplina comienza a ganar visibilidad como una forma de «rayos X» para los procesos de negocio. La minería de procesos consiste en extraer y analizar los registros (logs) que dejan los sistemas informáticos al ejecutar tareas, con el fin de reconstruir cómo se están llevando a cabo realmente los procesos y detectar oportunidades de mejora. En lugar de basarse solo en mapas teóricos o entrevistas a empleados, las empresas pueden ver el rastro real de cada caso: tiempos, rutas alternativas, repeticiones y cuellos de botella.

Por ejemplo, una empresa mediana de manufactura podría aplicar minería de procesos a su ciclo de pedido a cobro(order-to-cash). Al analizar los logs de su sistema de pedidos, facturación y entregas, el software de minería reconstruye el flujo real desde que entra un pedido hasta que se cobra. Es posible que descubra que, aunque el proceso está diseñado para completar en 5 días, en la realidad un porcentaje significativo de casos toma 8 o 10 días debido a reiteraciones o esperas en cierta etapa (por ejemplo, en aprobaciones de crédito o en la emisión de factura). También puede revelar variantes no deseadas del proceso: tal vez algunos pedidos urgentes siguen una ruta diferente no documentada, o ciertos vendedores omiten pasos de verificación para acelerar sus comisiones. Toda esta información, antes oculta en los datos, sale a la luz con claridad visual a través de diagramas generados automáticamente.

La minería de procesos combina técnicas de analítica de datos con el conocimiento de BPM. Sus algoritmos no solo muestran el proceso, sino que pueden calcular indicadores como duraciones promedio por etapa, frecuencia de cada variación, y detectar patrones que llevan a resultados óptimos o problemáticos. Por ejemplo, puede identificar que cuando un cierto documento falta y se envía una solicitud de información adicional, el caso se retrasa 3 días extra en promedio. Con estos hallazgos, la empresa puede tomar acciones concretas: capacitar al personal para evitar esas omisiones, automatizar recordatorios o incluso rediseñar el proceso eliminando pasos que resultan ser cuellos de botella innecesarios.

Para las empresas medianas, las herramientas de minería de procesos empiezan a ser accesibles a través de software especializado y servicios de consultoría. Emprender un proyecto de este tipo suele iniciar con la extracción de logs de uno o dos procesos clave (como ventas, atención al cliente o producción) y luego usar la herramienta para visualizar y analizar. En 2017, quienes han incursionado en la minería de procesos reportan que les ha aportado sorpresas y ahorros: sorpresas al ver que el trabajo diario tenía más desviaciones de las pensadas, y ahorros al corregir esas ineficiencias ocultas. Esta tendencia promete consolidarse, ya que en un mundo impulsado por datos, entender cómo fluyen los procesos en la realidad es el primer paso para optimizarlos con conocimiento de causa.