Los proyectos de gestión de procesos tradicionalmente seguían enfoques rigurosos y secuenciales: meses de análisis, modelado, implementación y luego despliegue de un gran cambio. Sin embargo, a finales de 2015, muchas organizaciones están adoptando metodologías ágiles para sus iniciativas de BPM, inspiradas en el éxito de ágil en el desarrollo de software. Aplicar principios ágiles a la automatización y mejora de procesos significa trabajar en iteraciones cortas (sprints), con entregables frecuentes y retroalimentación continua de los usuarios finales. En lugar de esperar medio año para ver resultados, el equipo de proceso puede mostrar mejoras parciales en pocas semanas, ajustando el rumbo según las necesidades reales que van emergiendo.

Esta agilidad en BPM aporta varias ventajas. Primero, reduce el riesgo de implementar un proceso que no encaje bien con la operación: al iterar rápido, los errores de supuestos o los cambios en los requerimientos se detectan temprano y se corrigen sobre la marcha. Segundo, involucra más al usuario final (empleados de áreas de negocio) durante todo el proyecto. Por ejemplo, en cada sprint se les puede presentar un módulo del flujo automatizado –digamos, el formulario de solicitud de servicio o el reporte de estado– para que lo prueben y den su opinión. Esto asegura una mayor aceptación del resultado final, pues fue construido con feedback constante de quienes lo usarán a diario. Además, se fomenta una cultura de mejora continua, donde el equipo está siempre buscando qué optimizar en el siguiente ciclo en lugar de ver la gestión de procesos como un evento puntual.

Para una empresa mediana, adoptar metodologías ágiles en sus proyectos de BPM puede ser especialmente efectivo. Con equipos más pequeños y menos burocracia que una gran corporación, están en una posición ideal para que ágil florezca. Pueden conformar un equipo multidisciplinario (TI, operaciones, calidad) que trabaje codo a codo, definiendo una visión de proceso mejorado e implementándolo por fases. Herramientas visuales de gestión (como tableros Kanban o reuniones diarias) ayudan a mantener el foco y la comunicación. Un proyecto piloto podría ser digitalizar un proceso de aprobación interna: en el sprint 1 se automatiza la solicitud y aprobación en un área, en el sprint 2 se agregan notificaciones y seguimiento, y así sucesivamente, entregando valor incremental.

Al cierre de 2015, queda claro que la rapidez y flexibilidad son cualidades esenciales para competir en un entorno cambiante. Las metodologías ágiles aplicadas a BPM permiten a las organizaciones adaptar sus procesos de negocio casi en tiempo real a las nuevas demandas o a las lecciones aprendidas. Las empresas medianas que incorporan este enfoque lograrán implementar mejoras de forma más fluida y efectiva, manteniendo a su vez al equipo comprometido y alineado con los objetivos de negocio en cada paso del camino.