En el tercer trimestre de 2023, muchas organizaciones han pasado de la teoría a la práctica en automatización inteligente. Los proyectos piloto de inicios de año ya muestran resultados, y el concepto de hiperautomatización comienza a tomar fuerza. Hiperautomatizar significa ir más allá de automatizar una tarea aislada: es automatizar múltiples procesos conectados entre sí, combinando diferentes tecnologías (IA, RPA, BPM, integraciones) para lograr una eficiencia total. Lo interesante es que esto ya no es exclusivo de corporaciones gigantes; gracias a las herramientas low-code y accesibles, las empresas medianas pueden subirse a esta ola. De hecho, según un informe de IDC, un 50% de empresas colombianas ya usan alguna forma de automatización en TI, y 75% planean aumentar su inversión en los próximos dos años​. Esto nos indica que la automatización dejó de ser tendencia futurista para convertirse en estándar competitivo.

Veamos un ejemplo concreto de automatización de procesos internos al estilo hiperautomatización: imaginemos una pyme de logística que maneja cientos de envíos diarios. Antes, el equipo debía ingresar manualmente cada orden en el sistema, actualizar estados y notificar al cliente por correo en cada etapa. Ahora pensemos este proceso en Q3 2023 con hiperautomatización: cuando entra un nuevo pedido (por ejemplo, vía formulario web o email), una herramienta como Make o Power Automate detecta la entrada y automáticamente crea el registro en el ERP o CRM de la empresa. Luego, un bot interno valida la dirección (quizá usando un servicio de mapas) y si detecta alguna inconsistencia envía un mensaje (puede ser un correo automático o incluso un mensaje por WhatsApp mediante API) al cliente para confirmarla. Acto seguido, se programa una tarea en el sistema de rutas de reparto. Una vez el paquete está en camino, un asistente virtual(puede ser un simple bot de WhatsApp) responde 24/7 a los clientes que consultan «¿Dónde está mi pedido?» entregando el estado en tiempo real integrado desde el sistema de rastreo. Al entregarse el paquete, la misma automatización dispara un mensaje de confirmación y agradecimiento al cliente. ¿Cuántas interacciones humanas directas hubo en todo este flujo? Casi cero. El personal solo interviene para manejar excepciones (dirección imposible de verificar, cliente ausente en entrega, etc.), mientras el 90% del proceso se ejecuta automáticamente y coordinado entre sistemas.

Este nivel de integración horizontal (entre áreas comerciales, de servicio y operativas) es la esencia de la hiperautomatización. Y no se logra con una sola herramienta mágica, sino con la combinación orquestada de varias: IA para comprensión de lenguaje o decisiones, RPA para automatizar pasos manuales en sistemas legados si hace falta, motores de workflow/BPM para definir reglas de negocio, y plataformas low-code para conectar todo sin tener que programar desde cero. Lo positivo en 2023 es que muchas de estas tecnologías se ofrecen en la nube con modelos de pago por uso, haciéndolas asequibles. Ya no necesitas una infraestructura millonaria; con suscripciones modulares puedes armar tu traje a la medida. Por ejemplo, nuestra empresa GPM ha implementado soluciones donde utilizamos Make como hub integrador, algunos scripts de RPA con herramientas como UiPath para automatizar tareas en aplicaciones antiguas, y agentes Botpress para cualquier interacción de chat. Todo coordinado bajo lógicas de proceso definidas junto al cliente.

Además, estamos viendo el surgimiento del Citizen Developer en las organizaciones colombianas, es decir, usuarios de negocio creando por sí mismos pequeñas automatizaciones. En este trimestre, muchas áreas operativas de empresas medianas comenzaron a usar herramientas tipo Zapier/Make o macros avanzadas para resolver problemas puntuales (ej: «cuando reciba un correo con X adjunto, súbelo a Drive y avísame por Teams»). Esta democratización es fantástica porque complementa a las automatizaciones más estratégicas lideradas por socios especializados como GPM. La sumatoria de micro-automatizaciones creadas internamente más las soluciones robustas implementadas externamente resulta en una empresa mucho más ágil y digitalizada. Eso sí, el reto es gobernar y escalar estas soluciones de manera ordenada. En GPM siempre asesoramos establecer una hoja de ruta: identificar primero los quick wins (victorias rápidas) en automatización –por ejemplo, ese proceso manual que consume horas cada semana–, automatizarlos, y luego ir por procesos más complejos.

En el ámbito comercial, notamos que la automatización inteligente de ventas también maduró este año. Muchas compañías están integrando su CRM (Salesforce, Dynamics, SuiteCRM, etc.) con herramientas de IA para priorización de leads y pronósticos. Un sistema puede asignar automáticamente un score a cada oportunidad considerando interacciones, comportamiento en la web y otros datos, liberando al equipo de ventas de ese análisis manual. Incluso hay casos donde los gerentes reciben reportes semanales generados por IA que resumen la actividad comercial y sugieren acciones (por ejemplo, contactar a cierto cliente que mostró señales de churn). Este tipo de asistencia interna es parte de la automatización de procesos internos con IA que cierra el círculo: ya no solo se automatizan las tareas operativas repetitivas, sino también se brinda inteligencia accionable a los colaboradores para mejorar la toma de decisiones. La frontera entre un asistente virtual para el cliente y un asistente virtual para el empleado se difumina: ambos son agentes de IA trabajando para el negocio, solo que con distintos usuarios objetivo.

En conclusión, al finalizar Q3 2023 vemos que la tendencia es hacia sistemas cada vez más autónomos y conectados. Las empresas que han adoptado estas prácticas disfrutan de mayor productividad, menos errores y tiempos de respuesta acelerados en todas sus áreas. Pero nunca perdemos de vista que la automatización con IA es para potenciar a las personas, no para reemplazarlas en todo. La tecnología se encarga del trabajo pesado y repetitivo, mientras tus colaboradores pueden concentrarse en estrategia, creatividad y relaciones humanas, que siguen siendo insustituibles. Si tu empresa aún no ha comenzado este camino, estás justo a tiempo: la tecnología está probada y los beneficios, claros.

Call to Action: ¿Te interesa llevar tu organización hacia la hiperautomatización pero no sabes por dónde empezar? Habla con GPM. Te ayudaremos a identificar esos procesos candidatos a automatizar y construiremos contigo una solución integral que combine IA, bots y flujos automatizados. No importa si partes de cero o si ya tienes algunas automatizaciones aisladas, podemos escalar tus esfuerzos al siguiente nivel de eficiencia. Este trimestre hemos visto lo que la automatización 360° logra, el próximo podrías ser tú quien esté cosechando esos frutos. Contáctanos y dale a tu empresa la ventaja operacional que necesita para sobresalir en el mercado.