En las empresas medianas, muchas tareas repetitivas consumen tiempo y recursos valiosos. En esta fecha, la automatización inteligente se perfila como una solución para optimizar esos procesos rutinarios. La idea es simple: delegar en la tecnología aquellas actividades mecánicas y predecibles, como el ingreso de datos o la generación de reportes, para que el equipo humano pueda enfocarse en labores de mayor valor estratégico. La automatización de procesos no es un concepto nuevo, pero las herramientas actuales la están haciendo más accesible y “smart”, incluso para compañías con recursos de TI moderados.

Las plataformas de Business Process Management (BPM) han venido evolucionando para facilitar la automatización de flujos de trabajo. Estas soluciones permiten modelar procesos paso a paso e implementar reglas de negocio que ejecutan acciones automáticamente. Por ejemplo, se puede configurar que al recibir una solicitud de servicio, el sistema genere un número de ticket y envíe una notificación por correo sin intervención humana. Además de los sistemas BPM, existen scripts y macros personalizables (por ejemplo, en hojas de cálculo) que ayudan a reducir tareas manuales repetitivas. Lo “inteligente” de estas automatizaciones radica en que no solo replican pasos, sino que también pueden tomar decisiones simples basadas en condiciones predefinidas.

Implementar automatización de procesos en 2013 implica primero identificar cuellos de botella operativos. ¿Dónde está invirtiendo más tiempo su equipo en tareas operativas? Quizás sea en el registro de facturas, la actualización de inventarios o el seguimiento de aprobaciones internas. Una vez detectadas las tareas candidatas, es posible evaluar herramientas asequibles para automatizarlas. Por ejemplo, una empresa mediana en Colombia podría usar una solución BPM ligera o incluso desarrollar una pequeña aplicación a medida para automatizar el envío de recordatorios de pago a clientes. Lo importante es comenzar con proyectos puntuales de fácil implementación, demostrando rápidamente beneficios como reducción de errores y agilización de tiempos de respuesta.

Los beneficios de la automatización inteligente son tangibles: menos errores humanos, procesos más rápidos y consistentes, y empleados más libres para concentrarse en la mejora del negocio. Además, al estandarizar tareas a través de sistemas, se obtiene mayor visibilidad y control sobre el proceso. En 2013, las compañías que adoptan estas prácticas están sentando las bases para una operación más eficiente y competitiva. La clave es entender que no hace falta ser una gran multinacional para aprovechar la automatización; con las herramientas adecuadas, una empresa mediana puede dar sus primeros pasos hacia la eficiencia operativa apoyada por la tecnología.