La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha dejado de ser una novedad para convertirse en una herramienta establecida en la mejora operativa. A mediados de 2019, muchas empresas han pasado de pruebas piloto a implementaciones más amplias de robots de software que ejecutan tareas rutinarias. Según Gartner, se espera que para 2020 alrededor del 40% de las grandes empresas del mundo hayan adoptado algún tipo de RPA, frente a menos del 10% que lo habían hecho unos años atrás​stefanini.com. Aunque las empresas medianas tienen escalas distintas, la tendencia también las alcanza: RPA se perfila como un aliado para liberar a sus colaboradores de labores repetitivas. Con esta consolidación, surge la pregunta: ¿cuáles son las mejores prácticas para implementar RPA con éxito y obtener el máximo beneficio?

Una lección clave aprendida es seleccionar adecuadamente los procesos a automatizar. Los robots de software brillan en tareas basadas en reglas claras, alto volumen y bajas excepciones (por ejemplo, ingresar facturas en un sistema, cruzar datos entre dos aplicaciones o generar reportes semanales). Por el contrario, si un proceso está mal definido, cambia con demasiada frecuencia o requiere mucho juicio humano, es candidato a primero mejorar o estandarizar antes de pensar en RPA. Muchas organizaciones crean un pipeline de oportunidades RPA, priorizándolas según el impacto (horas ahorradas, reducción de errores) y la factibilidad técnica.

Otra práctica reconocida es establecer un Centro de Excelencia (CoE) o al menos un equipo responsable de la automatización. Aunque la tentación inicial pueda ser que cada área cree sus propios bots de forma aislada, a mediano plazo esto genera redundancias y posibles problemas de mantenimiento. Un CoE centralizado (o federado con representantes de cada área) ayuda a definir estándares: cómo nombrar y documentar los bots, cómo gestionar sus credenciales de acceso a sistemas, cómo manejar los errores o excepciones que el robot no pueda resolver. También se encarga de asegurar que TI esté involucrado para mantener la estabilidad de la infraestructura donde corren los robots y que Seguridad apruebe el manejo de datos sensibles por parte de estos.

La medición de resultados es otra práctica esencial. Implementar RPA no es solo poner bots a trabajar y olvidarse; es necesario monitorear su desempeño. Herramientas de dashboarding permiten ver cuántas tareas ha completado un robot, cuánto tiempo está ahorrando y cuántas veces encontró excepciones que requirieron intervención humana. Estos datos sirven para cuantificar el ROI (retorno de inversión) y también para refinar el proceso: si un bot ve muchas excepciones, quizá el proceso subyacente necesita ajustes o hay que ampliar las reglas del bot para cubrir más casos.

Por último, las empresas con más experiencia en RPA enfatizan la importancia de la gestión del cambio (como destacábamos en una publicación anterior). Comunicar a los empleados que los robots vienen a colaborar y no a desplazar, re-entrenar al personal cuyos roles evolucionan de «hacer» a «supervisar» las tareas automatizadas, y reconocer internamente los éxitos de RPA, son prácticas que humanizan la automatización y facilitan su adopción. En 2019, RPA se consolida no solo como tecnología, sino como parte integral de la estrategia operativa, y aplicar estas mejores prácticas hará la diferencia entre unos pocos macros aislados y una fuerza de trabajo digital escalable que convive armónicamente con el equipo humano.