La implantación de nuevas tecnologías y procesos no solo es un desafío técnico, sino también humano. En 2018, tras varios años de iniciativas de automatización y digitalización, las empresas reconocen que la gestión del cambio es un factor crítico para el éxito. No basta con introducir una herramienta de BPM o desplegar robots de software (RPA); si las personas que operan el día a día no adoptan y aceptan esos cambios, los beneficios no se materializan plenamente. Para una empresa mediana en Colombia, donde los equipos suelen ser reducidos y con roles muy definidos, cualquier cambio en la forma de trabajar puede generar incertidumbre. Por ello, manejar la transición de manera planificada y empática se vuelve imprescindible.

Un buen plan de gestión del cambio comienza comunicando el por qué detrás de la automatización. Es vital explicar a los colaboradores cómo la nueva tecnología aliviará tareas tediosas, mejorará la eficiencia y les permitirá enfocarse en labores más interesantes, en lugar de que sientan que «un robot viene a reemplazarlos». Involucrar tempranamente al equipo en el proyecto ayuda a disminuir resistencias: por ejemplo, invitando a usuarios clave a participar en las pruebas de la nueva aplicación o pidiéndoles feedback sobre qué automatizar en sus procesos diarios. Así se convierten en embajadores internos del cambio, al ver sus ideas reflejadas en la solución final.

La capacitación también es un pilar fundamental. Cuando se implementa un nuevo sistema BPM o una herramienta de analítica, asegurar que el personal se sienta cómodo usándola es determinante. Esto puede implicar realizar talleres prácticos, sesiones de entrenamiento en el puesto de trabajo, y proveer manuales sencillos o tutoriales en video. El seguimiento posterior es igualmente clave: establecer canales de soporte (un líder de proyecto disponible para responder dudas, o un foro interno para compartir tips) refuerza la confianza de los usuarios al adoptar la nueva forma de trabajo.

Finalmente, la gestión del cambio implica reconocer y celebrar los logros. A medida que un proceso automatizado comienza a mostrar mejoras –por ejemplo, reducción de tiempos de ciclo en un 30% o disminución de errores en las facturas– es importante compartir esos resultados con todo el equipo y destacar cómo su adaptación y apoyo fueron cruciales. Esto refuerza la percepción positiva del cambio y prepara el terreno para futuras innovaciones. En 2018, las empresas que abordan la automatización con un fuerte componente de gestión del cambio están encontrando una adopción más rápida, menos fricción interna y un retorno de inversión más sólido en sus proyectos de transformación digital.