En plena era digital, la integración de sistemas se ha vuelto un factor crítico para la eficiencia empresarial. En junio de 2016, el enfoque está en aprovechar las APIs (interfaces de programación de aplicaciones) para conectar rápidamente distintas plataformas y lograr que los procesos de negocio fluyan a través de ellas sin fricciones. Históricamente, integrar un sistema de facturación con un CRM o con una herramienta de BPM requería proyectos complejos de desarrollo. Hoy, muchos de esos sistemas ya ofrecen APIs abiertas o servicios web que permiten extraer y enviar datos con relativa facilidad. El resultado: nuestro motor de procesos BPM puede «hablar» con otras aplicaciones para recibir información o ejecutar acciones, todo de forma automática y en tiempo real.

Por ejemplo, imaginemos un proceso de atención de reclamos en una empresa de servicios. Al ingresar un reclamo, el flujo BPM podría llamar vía API al sistema de gestión de clientes (CRM) para traer todos los datos del cliente involucrado (historial de servicios, categoría, garantías vigentes, etc.), evitando que un agente tenga que buscarlos manualmente. Del mismo modo, si el reclamo requiere enviar un mensaje de texto al cliente con un número de caso, el BPM podría invocar la API de un servicio de SMS o WhatsApp Business y realizar ese envío al instante. Todo esto ocurre tras bambalinas, integrando múltiples sistemas en un solo flujo coherente.

La arquitectura de microservicios, cada vez más común, también potencia esta tendencia. Las empresas medianas están comenzando a fragmentar sus aplicaciones en servicios más pequeños y reutilizables, accesibles mediante APIs. Desde el punto de vista de BPM, esto significa que en lugar de desarrollar lógicas complejas dentro del flujo, el proceso puede orquestar llamados a esos microservicios especializados. Un caso concreto: un proceso de aprobación de crédito podría hacer una petición API a un módulo de calificación de riesgo (microservicio) y recibir una respuesta con el puntaje del solicitante para decidir el siguiente paso.

Para una empresa mediana, construir integraciones mediante APIs ofrece rapidez y flexibilidad. Muchas aplicaciones populares usadas por estas empresas (desde plataformas de facturación electrónica hasta sistemas de gestión de talento) ya cuentan con documentación API pública o módulos de integración en herramientas de automatización. Adicionalmente, está surgiendo una categoría de iPaaS (Integration Platform as a Service) que proporciona conectores listos entre aplicaciones comunes, simplificando aún más la tarea. En 2016, la clave es entender que ninguna aplicación debe ser una isla: al integrar sistemas mediante APIs, los procesos se vuelven más ágiles, se eliminan entradas duplicadas de datos y se brinda una experiencia más unificada tanto a empleados como a clientes.